¿Cómo validar los CFDI’s?

Los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, conocidos como CFDI’s son facturas electrónicas que respaldan los gastos emitidos y transacciones comerciales de los contribuyentes, por lo tanto, tienen que validarse ante el SAT.

Para iniciar este proceso es necesario corroborar los siguientes aspectos de los comprobantes fiscales digitales:

Facturas electrónicas de otros emisores timbradas de manera correcta.
No presentar modificación de los comprobantes.
La herramienta de verificación de comprobantes fiscales digitales por internet del SAT es gratuita y se puede utilizar para este procedimiento con el fin de saber si los documentos están correctamente certificados.

Asimismo, en México, la validación de estos documentos se puede realizar a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), que son aquellos que cuentan con la autorización de la autoridad fiscal para generar y procesar los comprobantes con efectos fiscales por medios electrónicos y de manera digital.

Una de las actividades que realizan estos proveedores son las validaciones que consisten en revisar la integración del archivo XML, con base en los estándares tecnológicos vigentes, mismos que son definidos por el SAT. Una vez terminado este proceso, se deben enviar a la autoridad una copia de los CFDI que validen de sus clientes.

Entre las funciones clave de los Proveedores Autorizados de Certificación son las siguientes:

- Certificar la estructura del CFDI y que coincida con la versión 3.3 del anexo 2.0, esto en lo referente al llenado.
- Revisar que el llenado del formato sea conforme el anexo 20 del SAT.
- Analizar el archivo XML y verificar que contenga la información correcta y necesaria para validar el CFDI.
- Revisar la firma electrónica y sello a fin de conocer si la factura esté vigente y autorizada ante el SAT.
- Comprobar la certificación del CFDI en máximo 72 horas después de haberse expedido, ya que después de este lapso no se podrá certificar ante la autoridad fiscal.
- Verificar que los CFDI’s contengan los requisitos para su validación, algunos de estos son: lugar y fecha en donde se expidió, que el RFC sea correcto, importe total del gasto, folio asignado por el SAT, régimen fiscal debido con el que tributa, entre otros.
- Registro de la factura en el SAT con el objetivo de verificar que no se haya cancelado.
- Emisión del Folio Fiscal (UUID), el cual permitirá reconocer o identificarlo dentro de un sistema, además de ser obligatorio para la versión 3.3. 

Los beneficios e importancia de la verificación de facturas

Cumplir con la regulación es quizá la razón de mayor razón para validar tus comprobantes fiscales. Pero la verificación de facturas a través de un verificador de facturas CFDI también te permite confirmar estos conceptos que ejercen importantes efectos contables en tu empresa:

1. Certificado. Confirmas que el comprobante fiscal fue certificado por el SAT, a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).

2. Monto. Te aseguras de que el importe total del XML coincida con el monto señalado con en el comprobante.

3. Fechas. Evitas el riesgo de que la fecha de expedición y certificación no coincidan con el mes o ejercicio correspondiente.

4. PAC. Confirmas quién emitió la factura.

5. Efecto. Confirmar el tipo de factura. Las facturas elecrónicas pueden ser emitidas para diferentes efectos: ingreso, egreso, traslado, nómina y pago.

6. Estado. Verificas que el CFDI esté vigente, lo que te permitirá considerarlo para una posible deducción.

7. XML. Te aseguras de que los archivos XML no fueron modificados posteriormente, ya que no están protegidos contra escritura.

Información clave para verificar las facturas ante el SAT

Para verificar las facturas ante el SAT se recomienda tener en cuenta los siguientes puntos:

- Capturar el folio fiscal, el RFC del emisor y receptor de la factura; es importante resaltar que los folios digitales están compuesto por cinco series de caracteres alfanuméricos.
- Dar clic en “Verificar CFDI” del portal del SAT que arrojará el resultado; si no es válido, aparecerá el mensaje: “el comprobante no se encuentra registrado en los controles del Servicio de Administración Tributaria”.
- Es importante validar que la factura sea del tipo y con el efecto adecuado, ya que existen diversos tipos como son: efecto de ingreso, egreso, traslado, nómina y pago.
- Es necesario considerar los elementos que intervienen a la hora de verificar las facturas, entre los más relevantes se encuentran: que haya sido certificado por el SAT, a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). El monto, que implica la validación del importe total del XML el cual debe de coincidir con la cantidad de la representación impresa del comprobante. Las fechas, que es la convergencia entre el día y la hora de expedición y certificación.
- Es importante hacer la verificación en un máximo de 72 horas después de haber emitido o recibido el CFDI, ya que el sistema registra desfases en la actualización.