COMO HACER UN CATALOGO DE CUENTAS EN EXCEL

¿Cómo hacer un Catálogo de Cuentas en excel?

Como sabrás, el Catálogo de Cuentas es una herramienta de suma importancia en el área de contabilidad de las empresas, por lo que te diremos cómo realizarlo en excel.

¿Qué es el Catálogo de Claves?

Son códigos o mejor dicho claves que pertenecen al nuevo esquema de administración recurrido por el SAT para poder categorizar y clasificar productos y/o servicios que engloban actividades financieras en el país.   

Hoy en día, el SAT ya cuenta con un catálogo con más de 50,000 claves con la finalidad de que se pueda conocer el origen de los ingresos que son percibidos por los contribuyentes, facilitando un mejor control.  

Por medio del catálogo, se puede consultar claves para poder registrar la “ClaveProdServ” en el CFDI. Dicho mecanismo permite buscar por categorías:  por tipo, división, grupo o clase. Aunque también se puede buscar por palabras claves.   

Consecuencias de no utilizar el Catálogo de Claves

Teniendo en cuenta lo estipulado en Resolución Miscelánea Fiscal para el 2018, cuando un contribuyente registraba en el Comprobante Fiscal Digital una clave incorrecta o algún producto y/o servicio facturado que no corresponde a ninguna clave, no había consecuencia legal alguna pues se consideraba parte del aprendizaje pero cabe destacar que esto cambió a partir de Junio del 2018.  

Actualmente, el SAT ya ha estado poniendo penalizaciones para aquellos contribuyentes que registran mal una clave en en CFDI. Cada vez que una factura cuente con una clave errónea y se necesita corregir pues no serán verificadas y mucho menos serán deducibles, por lo que se les cobra una multa. En caso de que registren una clave distinta por no existir una en especial, el SAT hará una excepción siempre y cuando la clave que se registró, es similar y tiene coherencia con el producto y/o servicio facturado.   

Si una clave es inexistente y no hay alguna similar, se puede utilizar la clave 01010101 aunque no exista en el catálogo.

Una vez que conocimos lo que es el Catálogo de Claves, tenemos que conocer el Catálogo de Cuentas pues es en donde se incorpora el Catálogo de Claves. 

¿Qué es el Catálogo de Cuentas SAT?

Es el índice que de manera ordenada se describen los nombres y números de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y cuentas de orden, dependiendo de la contabilidad económica de una empresa. Debe de ser lo suficientemente adaptable para que se pueda integrar las cuentas que se exigen para llevar el control de la empresa. Hay cuentas que son usadas para todas las empresas y hay otras que son de características de otro tipo de negocios.   

¿Para qué nos sirve el Catálogo de Cuentas?

Existen diversas razones por las cuales existe el Catálogo de Cuentas, contribuye al registro día a día de la empresa, nos permite llevar a cabo un control contable de forma constante, ayuda a hacer más fácil el control contable para la elaboración de los estados financieros.  

Código agrupador de cuentas SAT

Como mencionamos anteriormente, hay cuentas que se usan para cualquier tipo de empresas y hay otras que son de características de otro tipo de negocios. El concepto que tienen las autoridades es que se deben de usar cuentas contables que pertenezcan de acuerdo a la empresa o negocio.  Es de gran importancia estandarizar tu catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT. 

¿Cuáles son los elementos de un Catálogo de Cuentas?

Hay datos que son de gran importancia incorporar en un catálogo, por ejemplo, los Activos (circulantes y no circulantes), los Pasivos (circulantes y no circulantes), el Capital, las utilidades y las reservas, los ingresos por ventas al igual que los costos de ventas y de producción y por último, los Gastos de ventas, administrativos y financieros.

¿Cómo realizar un catálogo de cuentas?

Primero debemos de tomar en cuenta que las cuentas se usan por medio de claves de forma numérica: 

• Activos (1)
• Activo Circulante (11)
• Activo no Circulante (12)
• Pasivos (2)
• Pasivo Circulante (21)
• Pasivo no Circulante (22)
• Capital (3)
• Ingresos (4)
• Costos (5)
• Costo de ventas (51)
• Costo de producción (52)
• Gastos (6)
• Gastos de ventas (61)
• Gastos administrativos (62)
• Gastos financieros (63)

Ya que sabemos acerca de las cuentas y las claves, se debe de establecer el sector al que forma parte tu empresa (es de gran importancia determinar las cuentas del catálogo con el contador encargado de tu negocio, principalmente para poder clasificar de manera correcta cada cuenta con su respectivo código. Posteriormente, se deben clasificar las cuentas con el número que corresponda y poder dar la información a la persona responsable de la contabilidad. No es requerido que el catálogo sea extenso, lo que importa es que esté completamente llenado el tipo de cuentas para que así, se pueda cumplir con los requerimientos necesarios.     

En conclusión, es una herramienta que sirve para poder llevar a cabo la contabilidad de manera electrónica, debe de estar de manera secuencial para que se pueda llevar un mejor control.

¿Cómo hacer un Catálogo de Cuentas en excel?

Como dice el concepto, en el sistema de catálogo decimal se usa un número y un punto, entonces sigue paso a paso para crear el primer grupo.

1. Una vez que abras una hoja de cálculo en excel, debes de nombrar al Libro de Excel (Plan) para poder definir el primer grupo
2. Debemos de situarnos en la celda A9 y escribir la palabra “Código”, posteriormente en la celda B9 debemos de poner “Debe”, en la celda D9 “Haber”, en la celda E9 “Deudor” y por último en la F9 “Acreedor”  
3. Luego debemos de seleccionar desde la celda C8 a la D8 y en el menú debemos de buscar el grupo de “Inicio”, debemos de seleccionar “Alineación”. Una vez hecho este paso, debemos de darle click a la opción de "Combinar y centrar". Finalizado este paso debemos de escribir “Movimientos”.
4. Al igual que el paso anterior, debemos de seleccionar las celdas E9 y F9, debemos de combinar, centrar y escribir en mayúsculas “SALDOS”
5. Una vez concluido los pasos, pasaremos a crear el catálogo: Debemos de crear primero el código de los grupos que conforman el primer nivel de los códigos, ante esto, debemos de dirigirnos a la celda A10 y debemos de escribir “1.” y en la celda B10 Activo (nombre del grupo correspondiente)
6.  En la celda A11 debes escribir “2.” En la celda B11 Pasivo (nombre del grupo correspondiente). En la celda B12 debemos de escribir el grupo “CAPITAL”
7. En la celda A13 debemos de escribir un “4.” y en la celda B13 se debe de escribir en mayúsculas “Ingresos”. En la celda A14 “5.” y en la B14 escribir en mayúsculas “Costos”, en la celda A15 debes de escribir “6.” y el la B15 escribir en mayúscula “Gastos”   
8. Ahora nos dirigimos a la celda A12 e insertamos fila para poder darle espacio al activo y de esta manera, escribir su subgrupo en esta y en las demás cuentas.  
9. Se repiten los pasos para los otros grupos. 

Facturación electrónica | Recibos de Nómina | Contabilidad Electrónica | Retenciones | Timbrado | Timbrado Ilimitado

Más información