COMO FACTURAR VIATICOS

¿Cómo facturar viáticos?

A continuación te hablaremos de la facturación y de los viáticos. Cabe mencionar que existen 2 maneras de manejar los viáticos que más adelante te hablaremos.

¿Qué es el CFDI?

El CFDI mejor conocido por su abreviatura Comprobante Fiscal Digital por Internet, es un comprobante que define un determinado bien y/o servicio que fue adquirido, mencionado la fecha en la que se hizo la transacción, el costo con el que fue comprado y menciona detalladamente los impuestos que corresponden al pago de dicha operación.

¿Para qué sirve y cómo funciona?

Al instante en el que hay emisión de una factura electrónica, se obtienen 2 archivos: en Formato XML y en Formato PDF. El PDF es una presentación de modo físico del XML y se utiliza como un apoyo entre la transacción de quien lo emite como quien lo recibe, pero el archivo XML es de mayor importancia ya que es el único formato en el que el SAT lo valida. 

Las facturas incorporan información que son de suma importancia y de delicadeza tanto para las empresas (emisoras) como para los contribuyentes (receptores). Si en algún caso, alguien llegara a tener acceso a las facturas, podrían notar las actividades de un negocio o de una persona física. Por tal razón, los CFDI están encriptados con avanzados mecanismos de seguridad.         

¿Qué datos debe de tener un CFDI?

Según el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, los comprobantes fiscales deben de tener el RFC de quien lo emite así como quien lo recibe, el domicilio del emisor, el CSD con el número de serie correspondiente de acuerdo al SAT, unidad de medida, descripción y código del bien y/o servicio adquirido. 

¿Cuáles son los tipos de CFDI?

• Comprobante de Ingreso
• Comprobante de Egreso
• Comprobante de Traslado
• Comprobante de Recepción de Pagos
• Comprobante de Nómina
• Comprobante de Retenciones e Información de Pagos

¿Qué son los viáticos?

Para empezar debes entender a lo que se refiere cuando decimos viáticos. La palabra viáticos se utiliza para referirse a la provisión de alimentos y dinero que son necesarios cuando una persona realiza un viaje. 

Hoy en día, este concepto es utilizado para hacer referencia al dinero o los recursos que son entregados a una persona para que pueda cubrir los gastos que son pertinentes a el cumplimiento de sus funciones fuera del área de trabajo o sustentar un viaje. 

El dinero se puede entregar al viajero antes de realizar su viaje o posteriormente con la factura. Los gastos incluidos en los viáticos son de hospedaje, alimentos,  manutención y desplazamiento.

Se puede decir que cuando un trabajador necesita cumplir con funciones laborales en un lugar diferente a su área normal de trabajo ya sea asistir a reuniones, proyectos u otras actividades laborales fuera de la ciudad, la empresa debe proporcionarle transporte, alimento y alojamiento, si es necesario.

Como mencionamos anteriormente, en la mayoría de los casos los viáticos son pagados después del gasto, es decir el empleado le cobra a la empresa una vez que llega. Durante la jornada, cuando se cumple el final del horario laboral, debe entregar los comprobantes al área correspondiente para recibir el dinero correspondiente. Presenta los comprobantes en el área administrativa o contable de la compañía para recibir el dinero correspondiente. Si el trabajador gastó 200 pesos en viáticos los terminará recuperando.

¿Cómo facturar viáticos?

Al momento de realizar un CFDI de nómina que integran los viáticos, el monto de los viáticos debe reflejarse en el campo “OtrosPagos”, utilizando para esto la clave 003 “Viáticos entregados al trabajador”. 

Artículo 32 de la Ley del Impuesto sobre la Renta

“El primero es que se apliquen al menos a una distancia de 50 kilómetros a la redonda de donde se ubique fiscalmente la empresa. Para poder hacer deducibles los gastos es necesario que el empleado presente las facturas con el nombre, domicilio fiscal y Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de quien los expida, contenga impreso el número de folio, lugar y fecha de expedición.  

Cuando sean viáticos utilizados en el extranjero, los comprobantes no necesariamente deben reunir todos los requisitos fiscales, aunque si es un requisito que se incluya el nombre, denominación o razón social y domicilio de quien lo expide con el servicio que amparan.

Los viáticos representan una partida importante en el rubro de los gastos empresariales, de allí surge la importancia de deducir los conceptos mencionados, para cumplir con los requisitos establecidos en la ley fiscal, además los comprobantes que amparen los gastos deben cumplir también con dichos requisitos de la legislación fiscal”

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