QUE ES UNA PREFACTURA

Prefactura SAT

A continuación te hablaremos de lo que es el SAT, los comprobantes, las facturas XML y de las prefacturas. Como su nombre lo indica, las prefacturas son generadas previamente a una factura que sirve para llevar un registro y editarla las veces que sean necesarias y no cometer errores al momento de emitir una factura oficial.

¿Qué es el SAT?

El Sistema de Administración Tributaria mejor conocido por sus siglas SAT, es una institución que forma parte del Gobierno y se hace cargo de que las personas físicas como morales, participen y se encarguen de las obligaciones tributarias y aduaneras. 

El SAT obliga a los contribuyentes a que paguen la cantidad que deben de acuerdo a sus ingresos o el nivel de facturación en el que están, de no ser así, se le exigirá que realice el pago por lo que el Sistema de Administración Tributaria tiene la autoridad de llevar a cabo el procesamiento respectivo. El contribuyente solo cuenta con un periodo de 20 días hábiles para poder desacreditar lo imputado. 

¿Qué es el CFDI?

El CFDI mejor conocido por Comprobante Fiscal Digital por Internet, es un comprobante que define un determinado bien y/o servicio que fue adquirido, mencionado la fecha en la que se hizo la transacción, el costo con el que fue comprado y menciona detalladamente los impuestos que corresponden al pago de dicha operación.

¿Qué son las facturas XML? 

Primero se debe de mencionar que un Comprobante Fiscal Digital, mejor conocido por sus siglas CFDI, es una factura electrónica que respalda alguna transacción comercial entre un comprador y vendedor, es decir, asegura que un producto y/o servicio se está adquiriendo. Hoy en día sabemos que todos los contribuyentes deben de emitir facturas para poder demostrar los ingresos que son percibidos por las actividades económicas que se llevan a cabo. 

Seguramente alguna vez emitiste o recibiste una factura y pudiste haber visto que por parte del proceso de facturación, siempre se generan 2 archivos: La factura en formato PDF y otro en formato XML. Generalmente solo le tomamos importancia al archivo PDF porque es un formato común pero en realidad solo se utiliza para poder leer los datos de forma simple, por lo que para la autoridades fiscales, sólo validan el documento si éste está en formato XML del CFDI.  

El formato Extensible Markup Language mejor conocido como XML, es un archivo que contiene distintos cifrados tecnológicos o informáticos. Como mencionamos anteriormente, sirve para que ante la autoridad refiriéndonos en este caso al SAT, les pueda ser útil y sea un documento válido. El SAT al momento de hacer una auditoría, mediante los sistemas informáticos, le permite adquirir los documentos de manera ágil para que se pueda comprobar las transacciones que cada contribuyente efectúa.

Cabe destacar que como contribuyente (ya sea persona física o jurídica) tienen la obligación de manejar una contabilidad electrónica y que estén en formato XML para que se pueda comprobar los ingresos y sus transacciones. En efecto, el SAT solo recibe la contabilidad electrónica en formato XML.   

¿Qué es una prefactura?

La prefactura es un documento NO FISCAL que tiene como fin llevar un registro de los comprobantes en el sistema, en el cual puede ser editado las veces necesarias dependiendo a las necesidades ocurridas. Al momento que se desee, se puede realizar la conversión de la prefactura como una factura la cual ya tendrá una validez fiscal.

Para poder realizar una prefactura, se debe llevar a cabo el mismo procedimiento que un comprobante normal (factura / nota de crédito). De esta manera, la prefactura podrá realizar distintas acciones, tales como el envío del documento, descarga de un PDF genérico con la información, la cual facilita el hacer llegar a un cliente para su autorización y posterior facturación.

Diferencia entre prefactura y factura proforma

Puede que pienses que son lo mismo pero dejame decirte que a pesar de que tienen casi el mismo uso, son diferentes. La prefectura, como mencionamos anteriormente, es un documento que no tiene validez fiscal que tiene como fin llevar un registro de los comprobantes los cuales se pueden editar las veces necesarias antes de emitir una factura.

La factura proforma es un documento tipo borrador, que es utilizado como un seguro de acuerdo en relación a los detalles fijados en la operación. No tiene validez a título fiscal.

La factura proforma es muy similar a una factura normal, aunque existen dos importantes diferencias.

En este tipo de facturar debe añadir el término «factura proforma» y por lo tanto, no incluye un número de factura.

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