ARCHIVO XML FACTURA ELECTRONICA

El Archivo XML de la factura electrónica es un conjunto de datos estructurados que conforman el documento tributario, especificados y organizados de tal modo que resulten legibles para el intercambio de información entre las distintas plataformas informáticas que actúan en el proceso.

El XML (Por sus siglas en inglés Extensible Markup Language, traducido como Leguaje Extensible de Etiquetado) es un lenguaje marcado  que contiene información adicional acerca de la estructura del texto o su presentación ,como palabras; imágenes o alguna otra indicación del papel que desempeña dicha documento.

Podemos resumirlo como un metalenguaje que facilita la definición de etiquetas y las relaciones estructurales entre ellas.

Algunas de sus características más importantes son:

• Es extensible: Después de diseñado y puesto en producción, es posible extender XML con la adición de nuevas etiquetas, de modo que se pueda continuar utilizando sin complicación alguna.
• Ofrece portabilidad y utilización de la información mediante diversos tipos de plataformas.
• Es soportado por un amplio número de aplicaciones en distintos programas y existen múltiples bibliotecas para diversos lenguajes de programación, que facilitan el desarrollo de nuevas aplicaciones.
• Es un formato legible tanto por personas como por computadores.
• La especificación de documentos XML es sencilla, ágil y precisa.
• Garantiza la integridad de la información mientras viaja por la web.

Un poco de historia

El XML surgió del  lenguaje inventado por IBM en los años setentas, llamado GML (Generalized Markup Language), creado por la necesidad de la empresa de almacenar enormes cantidades de información y compartirla en otros sistemas  operativos y plataformas. Este lenguaje se popularizó de tal manera que llamó la atención de la ISO (Internacional Organization for Standardization), por lo que en 1986 trabajaron para normalizarlo, creando SGML (Standard Generalized Markup Language). A partir del cual se han creado otros sistemas para almacenar información.

Posteriormente se buscó definir un subconjunto del SGML que permita: Mezclar elementos de diferentes lenguajes (es decir hacerlo extensible), la creación de analizadores simples, sin ninguna lógica especial para cada lenguaje y recalcar en que no se acepte nunca un documento con errores de sintaxis.

El XML como comprobante fiscal

Para efectos fiscales, es el  archivo XML lo más importante en una factura, ya que es aquí donde está contenido TODA la información de las operaciones que se llevan a cabo y que le interesan al SAT, ya que incluye entre otras, el certificado de sello digital, la cadena original para comprobantes fiscales digitales por Internet, así como todas las claves que para cada elemento exige el SAT, (como clave de unidad, de producto, código postal, forma de pago, etc.) entre otras validaciones que la autoridad exige a los proveedores de certificación de CFDI.

Además de su importancia fiscal, la importancia del XML  radica en la seguridad que le brinda a la información ,ya que al transitar encriptada, no corre ningún riesgo de ser interceptada o alterada. Así mismo, se evitan fraudes fiscales o robos de identidad, fácilmente realizables en otros tipos de archivos, como el pdf.

Por lo anterior, siempre que adquieras un producto o servicio, debes exigir a tus proveedores que además de la representación impresa o en PDF te entreguen o envíen por correo electrónico, el archivo xml, el cual adicionalmente, si  estas obligado de acuerdo a tu régimen de tributación, debes incorporar a tu contabilidad electrónica.

¿Pero qué pasa si el proveedor por algún motivo no me envía dicho documento?, Tranquilo no todo está perdido, ya que el SAT nos ofrece algunas herramientas para consultar y recuperar nuestros archivos XML.

Para recuperarlos sigue los siguientes pasos:

• Accede a la página del SAT, en el apartado “Consulta y recuperación de comprobantes” 
• Clic en Iniciar
• Captura tu RFC y contraseña o accede con e. Firma
• Captura el Captcha y acceder

A continuación, te aparecerá un menú donde deberás seleccionar la opción deseada

• Consultar Facturas Emitidas (para tus facturas de ingresos u otras que hayas emitido)
• Consultar Facturas Recibidas (selecciona esta opción para recuperar los XML de gastos)
• Recuperar Descargas de CFDI
• Consultar Solicitudes de Cancelación

Al seleccionar la opción facturas recibidas, podemos recuperar los XML que necesitamos, ya sea capturando el folio fiscal o por fecha de emisión y/o RFC del emisor.

Una vez seleccionado el filtro que más nos convenga, le damos buscar CFDI y nos aparecerán todos los XML que correspondan a las características seleccionadas, únicamente deberás dar clic en el recuadro de acciones y posteriormente clic al icono descargar.

El servicio permite la recuperación, como emisor o receptor hasta de 2,000 XML de facturas por día, sin embargo existen aplicativos que además de ofrecerte el servicio de descarga, permite la validación del XML y generar reportes. Nosotros te recomendamos descarga masiva DM1000 que te permite realizar la búsqueda, descarga y resguardo masivo de la facturación emitida o recibida desde los servidores del SAT.

Con sus solicitudes inteligentes te permitirá descargar de forma automática hasta 200,000 XML o 1,000,000 de Metadatos por solicitud y generar reportes personalizados de CFDI en Excel.

Con estas herramientas será más fácil llevar un control de tus XML recibidos y emitidos y cumplir adecuadamente con tus obligaciones fiscales.

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