VERIFICADOR DE FACTURAS

Verificador de Facturas

Al día de hoy, todas las facturas de proveedores se deben de verificar en el Servicio de Administración Tributaria pues si es que existe algún error al momento de timbrar o en el CFDI, no se podrán deducir por lo que se agregaran a las utilidades de la empresa provocando que el importe de los impuestos se eleven. 

Mediante un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) el proceso de la verificación de facturas es muy rápido y sencillo. Ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), la emisión, control y organización de facturas tanto en personas físicas como jurídicas, deben de validar en el portal con el fin de que la información que se está presentando sea verídica y legal. 

Verificar las facturas tiene múltiples razones por las que se debe de realizar, una de ellas es que evita y también impide que se hagan fraudes a través de documentos que no son auténticos, podrían aparentar ser originales pero al final, no se toman como comprobantes oficiales para la reducción o declaración de impuestos. 

Actualmente en el país, ha aumentado la emisión de facturas falsas por parte de empresas o defraudadores que su objetivo es eludir impuestos o de igual manera, aparentar que los ingresos que se obtienen de manera ilegal pasen desapercibidos como si fueran legales encontrándose dentro del flujo económico de México. 

La responsabilidad de verificar facturas es responsabilidad de quien lo emite pues debe de hacerlo de manera correcta y legal y también es responsabilidad de quien lo recibe pues debe de verificar que la información sea válida en el documento fiscal.

Previamente el realizar el proceso de validación de una factura era complejo pues se tenía que hacer de manera presencial aunque hoy en día, ya no existe la factura física y se tiene que hacer mediante la facturación electrónica.    

La realización de facturas electrónicas y su proceso, es más sencillo dado que se pueden examinar en la plataforma del Servicio de Administración Tributaria y de esta manera los contribuyentes pueden incorporar catálogos y/o patrones para que al momento de hacer una validación aritmética, los resultados sean correctos.   

Dicho lo anterior está estipulado en la versión 3.3 en donde se indica que es una obligación a todos los contribuyentes validar las facturas por medio del SAT para llevar un buen control.

¿Qué ventajas se tiene al verificar facturas?

Como hemos mencionado anteriormente, no solo es necesario cumplir con tus obligaciones fiscales sino debes de seguir los lineamientos que son el mayor peso para verificar los comprobantes fiscales. Al hacer este procedimiento, te facilita confirmar ciertos conceptos que son parte fundamental para tu empresa:

1. Certificado: Puedes verificar por medio de un Proveedor Autorizado de Certificación que el comprobante fiscal ya fue validado ante el SAT.  

2. Monto: Al momento de corroborar el comprobante fiscal, es necesario verificar que el importe total del XML corresponda con el monto que está señalado en el comprobante impreso.  

3. Fechas: De esta manera, se impide que haya incoherencia con la fecha de expedición y certificación o el ejercicio correspondiente.  

4. PAC: Aunque hayan diferentes PAC, puedes comprobar que proveedor emite la factura.

5. Efecto: Es de gran importancia que al momento de que sea verificada la factura, contenga el tipo adecuado y sea aplicado con el fin establecido. La factura electrónica se puede emitir con efectos de ingreso, egreso, traslado, de nómina o de pago.

6. Estado: Se puede confirmar que el CDI se encuentre vigente para que pueda ser contemplado para una deducción. 

7. XML: Es necesario que los archivos XML no hayan sido modificados anteriormente ya que no son protegidos contra escritura.

¿Cómo puedo verificar las facturas electrónicas? 

Es necesario mencionar que para iniciar con este proceso, las facturas electrónicas con otros emisores deben de estar timbradas correctamente y los receptores de los comprobantes no deben ser modificados.  

      -Utilizar un facturador electrónico o un Proveedor Autorizado de Certificación

Si decides hacerlo de esta manera, debes de tener conocimiento que todas las facturas deben de estar timbradas mediante un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) o por medio de un Facturador Electrónico como EdiFact para que de esta manera, sepas que los comprobantes emitidos están validados ante el SAT. 

Sabemos que es de gran importancia la confianza y tranquilidad que los facturadores electrónicos te deben de brindar, es por eso que EdiFact valida y recepciona de manera ágil e ilimitada todos los CFDI de tus proveedores, el sistema genera y envía un informe detallado de errores o datos faltantes si éste no pasara la validación y de manera automática procesa la validación y recepción de CFDI para poder disminuir la carga y coste del proceso administrativo.

Edifact cuenta con El Validador V3000 que es un sistema que automatiza los procesos de validación y recepción de CFDI para disminuir la carga administrativa y costos del proceso de pago a sus proveedores. Permitiendo la recepción simultánea y masiva de XML. Sus proveedores podrán enviar los CFDI de pago para que el sistema pueda validar de manera automática y remitirlos para su administración. Al almacenar el XML en el portal web, también se genera de manera simultánea una representación impresa en formato PDF y el acuse de validación emitido por EdiFactMx para su proveedor.

Si quieres conocer contratarlo y conocer más al respecto, te invitamos a visitar el link  https://www.edifact.com.mx/validador-v3000

Es decir, si lo que quieres es que tus facturas sean válidas y deducibles, esta es tu mejor alternativa  y recuerda que no se debe de modificar el XML pues están desprotegidos. 

     -Verificar facturas por medio del SAT

Es otra herramienta para poder verificar tus comprobantes fiscales por internet de manera gratuita, es perfecta para poder comprobar que las facturas sean auténticas y que estén correctamente certificadas. A continuación te diremos los pasos para poder verificarlas: 

 1.- Debes de capturar el folio fiscal, el RFC tanto de quien lo emite como el que recibe la factura. Los folios digitales deben de contener 5 series de caracteres combinando números y letras.  

2.- Al terminar el paso anterior, debes de darle click en el botón de “Verificar CFDI”

3.- Posteriormente se generará el resultado de validación, en caso de que sea positivo puedes darle la opción de imprimir, si dio como resultado negativo, te aparecerá el siguiente mensaje “El comprobante no se encuentra registrado en los controles del Servicio de Administración Tributaria”

Como hemos estado mencionando en artículos anteriores, se puede hacer la verificación entre 24 a 72 horas después de que se emita o se reciba el CFDI, por lo que debes de estar pendiente.  

     -Utilizar un software de administración

Como última herramienta, puedes contar con un software de administración pues tendrás una plataforma completa y vigente para poder verificar tus facturas de manera masiva, de este modo, los sistemas van a examinar la estructura de los archivos XML lo más rápido posible. Si cuentas con esta herramienta tendrás la ventaja de descargar los archivos XML desde el SAT y que sean validadas de forma correcta. 

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