FIRMA DE RECIBOS DE NOMINA

Firma de recibos de nómina

Un recibo de nómina o también conocido como recibo de honorarios, es un documento que demuestra el pago que un empleado recibe por medio de su empresa o el lugar en donde está prestando sus servicios laborales. Cabe mencionar que los recibos son personales pues contienen datos que pertenecen a cada trabajador. 

Un recibo de nómina tiene validez al momento que es firmado por el trabajador lo cual comprueba que la empresa realizó el pago de forma exitosa al igual que el trabajador está conforme y sabe al respecto.  

¿Para qué sirve?

El recibo de nómina sirve para que las empresas o negocios tengan constancia de haber cumplido con el pago de salarios a los empleados o en dado caso colaboradores. Al igual funciona para el empleado como una constancia de recibo de honorarios por los servicios que está presentando.  

Así mismo, sirve para notificar al empleado la deducción de algún crédito que siga vigente o para saber el importe total recibido contemplando el pago de impuestos.

Tener el recibo de nómina le ayuda al empleador a reportar con detalle los aportes patronales que se realizan a las distintas instituciones correspondientes (impuestos retenidos, cuotas, etc).

Por otro lado, igual es de suma importancia contar con el recibo de nómina por parte de los empleados como comprobante de ingresos facilitando la obtención de bienes y/o servicios, créditos bancarios, hipotecarios, etc. Pues permite saber a las entidades correspondientes la capacidad de pago, la liquidez y solvencia del empleado correspondiente.  

Hoy en día, algunas empresas y negocios optan por recibo de nóminas digitales pues facilitan el control fiscal a las autoridades, además notoriamente reducen los costos de papel, tinta y la cantidad de papeleo que se registra y resguarda cada fecha de pago.

Características

Como los recibos de nómina avalan los comprobantes fiscales, deben tener ciertos apartados aunque cada formato varía dependiendo de las leyes del país en donde es expedido.  En México debe tener los siguientes datos:

• Datos de la empresa, Nombre o razón social, domicilio fiscal y Registro Federal de Contribuyente (RFC)
• Fecha
• Datos del empleado, nombre, puesto, departamento, Registro Federal de Contribuyente (RFC), Clave Única de Registro de Población (CURP)
• Tipo de nómina
• Datos o número de seguridad social 
• Tipo de salario 
• Salario integrado
• Jornada 
• Fecha de ingreso 
• Fecha de pago 
• Periodicidad del pago
• Percepción, monto, unidades, retención, monto y saldo
• Total de percepciones 
• Total de retenciones
• Método de pago
• Pago neto
• Apartado aclaratorio al referente de conformidad del empleado y firma del empleado

Sin embargo un recibo de nómina digital debe contener los siguientes apartados:

• Nombre del trabajador 
• Clave Única de Registro de Población (CURP)
• Tipo de contrato
• Régimen y número de empleado 
• Periodicidad del pago (quincenal, semanal, mensual) 
• Clave de entidad federativa
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC)

¿Por qué es importante firmar los recibos de nómina?

Como puedes saber, timbrar los recibos de nómina es una obligación fiscal y probablemente la mayoría de las empresas solo timbran sus recibos dejando a un lado la importancia de que no se respalda que el empleado da su consentimiento del dinero que recibió, de esta manera queda desprotegida la empresa pudiendo llegar a demandas por parte del trabajador.   

Aunque no es necesario firmar los recibos, deben ser entregados en forma impresa o por cualquier otro medio. Si se entregan impresos, debe contener la firma del empleado para dar validez aunque si se entregan por medio de comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI), no es necesaria la firma pero debe ser entregado dicho comprobante por cualquier medio a los trabajadores de forma obligatoria.  

La firma del empleado avala la conformidad con la información establecida en el recibo de nómina, situación que no pasaría en el CFDI pues sirve para acreditar ante el SAT el cumplimiento fiscal pero no la veracidad de los datos por parte del empleado.

Por lo que es mejor optar por sustituir el recibo de nómina por el  CFDI haciéndolo llegar por cualquier medio para que se pueda consultar, aceptar o descargar. Es recomendable que las empresas implementen un sistema digital para que los trabajadores reciban el comprobante de su nómina expresando su conformidad.   

¿Cómo realizar los recibos de nómina?

Puedes expedir recibos de nómina mediante un Proveedor Autorizado como Edifact que cuenta con la solución “Recibos de Nómina N9000” en donde la emisión es a través de un programa conector con su sistema de nómina, contabilidad o ERP el cual validará y certificará el comprobante fiscal digital por internet CFDI, publicando de manera ágil los recibos de nómina en un portal web en la nube para su operación y gestión. 

Recibos de nómina N9000 es la solución digital para emisión y timbrado de recibos de nómina indicada para empresas con alto y mediano timbrado.

El timbrado de la nómina será mediante Layouts XML generados con las etiquetas necesarias. La implementación de N9000 es mediante un equipo local de la empresa o en un servidor en la nube. Para su instalación N9000 está disponible en ambientes: Java, Powerbuilder y PHP. Y es compatible con ERP´s como NOM2001, SAP, Epicor, Dynamics, Oracle, AS/400, Infor, BusinessPro y Sistemas a la medida. La solución tiene características como: Licencia por RFC, Conector multihilos, Panel administrativo, Envío por email de recibos de nómina, Visualización en formato PDF, Cancelación de CFDI, Compatibilidad multiplataforma.

Si deseas conocer más de Recibos de nómina N9000, te invitamos a visitar nuestra página https://www.edifact.com.mx/recibos-de-nomina-n9000 

Por otro lado, puedes hacerlo por tu cuenta desde Excel aunque hoy en día crear nóminas desde cero ya no es necesario ya que puedes utilizar plantillas o programas administrativos que ayuden a lo requerido. Puedes crear el recibo de nómina en Excel de casi forma automática de los empleados por medio de un libro de Excel, puedes dividir el libro en distintas pestañas nombrandolas con la información de los empleados como sueldo base, sueldo por horas, etc. En otra pestaña puedes poner la información relacionada al control de horarios pero no debes olvidar información básica como:      

• Datos de la empresa
• Datos del trabajador
• Periodo de liquidación
• Percepciones salariales del empleado
• Deducciones que se aplican en el salario bruto
• Líquido a percibir
• Base de cotización de la nómina
• Base de IRPF
• Lugar de emisión, firma y sello

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