ADDENDAS SIGNIFICADO

Addenda

Una manera de tener a las empresas conectadas entre sí, tomando en cuenta la parte de cliente y la de proveedor son las Addendas. Como parte de la Factura Electrónica, hay un nodo que permite a los contribuyentes poder integrar información que no es de origen fiscal pero podría ser utilizado con ese fin.

Estos datos son de gran importancia en lo comercial y pueden incluir: la clave del proveedor, claves de productos, códigos de barras, números de orden de compra, números de serie de los productos, sucursales, lugares de entrega, etc.

A continuación te explicaremos el concepto de “Addenda”.

¿Qué es una Addenda?

La Addenda permite integrar más información en el formato electrónico dentro del Comprobante Fiscal Digital, esto ayuda a que los formatos y la información adicional no sean paralelos. Las Addendas se acuerdan entre ambas partes para poder intercambiar datos necesarios.

Por medio de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) a través del rubro III.C del anexo 20, el SAT explica la manera en la que las addendas pueden ser utilizadas: si no es de carácter fiscal, existen ciertas reglas dentro del documento para que de esta manera, se garantice su debida integración.

Para poder incorporar una Addenda en la Factura Electrónica (CFDI), es necesario que la información que contenga, siga el formato del contribuyente, también que se genere un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en el estándar y que sea agregada la addenda como información extra después de que el servicio de certificación del proveedor autorizado (PAC) haya sido exitoso.

La incorporación de la addenda a un comprobante sirve para que sea automático los procesos y ahorrar costos de su operación, de esta manera se convierten en eficientes y competitivas. Las addendas se consideran como una de las mejores opciones entre Cliente y Proveedor.

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Actualmente la factura electrónica es vista como una obligación fiscal, como una oportunidad de mejora para las empresas y con máxima optimización haciendo casos exitosos que han sido desarrollados en distintas industrias, de manera general, es una ventaja para el medio ambiente pues como es de manera electrónica reduce el uso de papel. En el caso de las industrias de autoservicio, les ha favorecido no solo en la eliminación del papel, sino para poder almacenar cientos de recibos, remisiones, etc. 

Pero eso sí, se debe de seguir conservando la información para que la Addenda tenga todos los elementos necesarios y sea capaz de autorizar o rechazar un pago, un crédito y administración del mismo negocio. 

Las addendas nos permiten adjuntar mucha información requerida y se pueden utilizar archivos como Word, Excel y otras herramientas que puedan soportar el pago de las facturas. Al complementar con la información previa, se tiene la evidencia de un movimiento en tan solo un solo lugar. 

¿Cuáles son algunas características?

1. La información solicitada debe de ser suficiente en los campos establecidos
2. Debe de haber ayuda en el portal
3. El proveedor debe de ser quien incluya sus datos
4. Debe de haber información específica de las compras o servicios de esta manera evitando que se duplique la información en el portal 
5. Deben de implementarse acuses de recibo
6. Se debe de explicar claramente la comunicación que se estará usando, así como los medios de envíos y recepción. 

Si sigues las recomendaciones anteriores, será muy fácil tener un proceso de recepción y facturación bien estructurado, las addendas nos sirven para poder disminuir costos y tiempos en la implementación de la misma y así se evita un diferimiento de su utilización.

¿Qué información contiene una Addenda?

Las Addendas tienen información comercial, operativa o de logística: 

1.- Comercial: Este tipo abarca datos como el RFC, el nombre de la empresa, correo electrónico, tipo de productos, la cantidad, dimensión, forma y condiciones de pago.

2.- Operativa: Aquí se da la información acerca de los productos, tales como la cantidad de productos, número de lote, tipo de almacenaje, etc.

3.- Logística: Se pone específicamente cómo han sido enviado los productos, la fecha, el tipo de transporte, de embalaje, la ruta que tendrá, etc.  

Una addenda se puede integrar a sistemas ERP y en plataformas de facturación electrónica desarrollados a la medida.

El cfdi que contiene una addenda puede contener información de carácter comercial, logístico y de operación que no forma parte de la cadena original.

La información comercial de una addenda que se agrega en el cfdi son: número de orden de compra, claves de productos, lugar de entrega, etc.

Una addenda no es de carácter obligatorio incorporarla a la factura, es opcional y no forma parte de los requerimientos del sat.

Los datos adicionales que incluye una addenda y agregan dentro del cfdi no están reguladas por el sat. El sat no esta obligado a validar los cfdi que contienen addenda, únicamente toda la información que forma parte de la cadena original del xml. Al momento de enviar el xml al sat se omite el nodo de addenda.

El programa de facturación electrónica gratuito del SAT sólo certifica un comprobante a la vez y no guarda catálogo de clientes o productos; tampoco integra addendas comerciales o complementos adicionales.

Una Addenda es un elemento opcional que se incorpora en el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en su formato XML, este elemento permite incluir información adicional para uso específico del solicitante (Emisor o Receptor).

Generalmente una Addenda tiene como propósito el control de procesos internos, los cuales pueden ser comerciales, administrativos u operativos, a fin de mejorar la administración de los CFDI.

La información contenida en la Addenda no forma parte de la cadena original se trata meramente de información comercial.

El Anexo 20 es un documento técnico donde se establece el estándar tecnológico bajo el cual se debe emitir un CFDI y éste sea válido.

Para emitir un cfdi en la versión actual 4.0 en cumplimiento con el sat apegado al anexo 20, debe tener en claro utilizar los catálogos de factura electrónica con las respectivas claves de productos y servicios.

El sat te proporciona una guía de llenado para el anexo 20 junto con la documentación técnica.

Si tienes que emitir un cfdi apegado al anexo 20 de acuerdo al sat, la persona física o moral debe tener vigente la FIEL (Firma Electrónica Avanzada) y tramitar ante el SAT un Certificado de Sellos Digitales que será usado para cada una de las facturas. Debes elegir un Proveedor Autorizado de Certificación de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet (PACCFDI). Que cuente con numero de autorización otorgado por el sat.

La facturación electrónica se emite por medio de un archivo digital de índole fiscal. Es un archivo digital que sustituye la facturación en papel que actualmente son pdf y xml el cuál garantiza la autenticidad e integridad de su contenido.

La facturación electrónica de acuerdo al SAT debe incluir:

• Versión del esquema de la factura electrónica.
• Número de serie del certificado digital con el que se generó el sello de la factura electrónica, expresado a 20 posiciones.
• Opcionalmente, expresar el certificado de sello digital que ampara a la factura electrónica como texto, en formato base 64.
• Número y año de la aprobación de los folios.
• Hora de expedición.
• En su caso, número de la cuenta predial.
• Es importante señalar que existe un elemento o nodo de tipo opcional llamado Addenda, que permitirá al emisor integrar información de tipo no fiscal o mercantil a la factura electrónica en caso de requerirse.
• Asimismo, se deben cumplir las especificaciones técnicas establecidas en la Resolución Miscelánea Fiscal y su Anexo 20.

En EdiFactMX cuentan con un amplio listado de addenda para diferentes sectores, para cadenas y socios comerciales. En caso de no ver en el listado la addenda que necesitas EdiFactMx la desarrolla para ti y lograr cubrir la transacción comercial con tu cliente.

EdiFactMx cuenta con la autorización No. 55822 otorgada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para operar como Proveedor Autorizado de Certificación de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet (PACCFDI).

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¿Por qué es importante añadirla en las facturas?

Si añades una addenda a tus facturas electrónicas, vas a evitar que soliciten información adicional sobre la adquisición de determinado producto o servicios. Si desde que estás expidiendo la factura, das la información de tus clientes y tu empresa,  ahorrarás mucho  tiempo y habrá un control mejorado.  

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