Notas de venta en Excel

¿Qué es una Nota de Venta?

Una Nota de Venta es un documento en la cual se especifican las ventas de un mismo cliente, indicando las unidades de productos y/o servicios que fueron vendidos al cliente. 

Cabe mencionar que una nota de venta no es un documento válido para el Servicio de Impuestos Internos, es más como algún comprobante o nota interna sin tener impacto tributario.

¿Para qué sirven las notas de venta?

Tienen 2 principales funciones:

• Clasificar los ingresos dentro del plan de cuentas
• Registrar los ingresos futuros para tenerlos en cuenta y no olvidar facturarlos cuando se requiera 

Al igual las notas de venta sirven para verificar que lo que se va a facturar esté correcto, es decir, revisar las notas de venta para poder facturarlas sin problema.  

¿Cuáles son sus ventajas? 

• Las Notas de Venta obliga a ambas partes realizar la operación el los términos acordados
• Funciona como comprobante de venta sin embargo, no es oficial para incorporarlo en una factura ya que es un documento más completo y la nota sirve como informativa  
• Las notas se emiten con un duplicado, es decir, hay una nota para el cliente y la copia para el vendedor por cualquier aclaración
• Las notas de venta son como un comprobante simplificado que pueden ser entregadas al cliente que no necesiten factura con el fin de llevar un registro de ventas realizadas
• Como hemos estado mencionando, sirve como un comprobante simple pues no desglosan los impuestos que fueron generados en la transacción (IVA, IETU, ISR, etc) 

En conclusión, las notas de venta son expedidas al cliente cuando no requiere una factura o cuando no se proporciona el RFC por lo que como resultado se debe expedir una nota de venta aunque el cliente no lo haya solicitado. 

¿Cuáles son los requisitos en las notas de venta?

• Deben ser impresas en original y copia
• Deben llevar un orden, es decir, que estén foliadas de manera consecutiva antes de ser utilizadas  

Además deben llevar datos como los siguientes:

Los datos que debe contener impresa una nota de venta son los siguientes:

• Es necesario registrar el nombre, la denominación o la razón social (dependiendo si es persona física o moral), el domicilio fiscal y el RFC de quien está expidiendo la nota.
• Debe tener impreso el número de folio impreso
• Debe contener la lugar y fecha de expedición de la nota
• Debe contener el importe total de operación (puede ser en número o letra)

Al momento de expedir una nota de venta se debe entregar al cliente la copia y como el dueño se debe conservar la original.

En el país es una obligación emitir CFDI por cada una de las operaciones que se realiza, el no hacerlo trae como consecuencias una multa. Para evitar este tipo de consecuencias al no emitir una nota de factura, factura o ticket debes tener en cuenta:

• Expedir de manera correcta las notas de venta poniendo atención detallada a los campos de clientes y operaciones
• Si el importe no excede los 100 pesos, la nota de venta se expide a petición del cliente
• Si el importe es menor a 100 pesos, aunque no sea obligaciones expedir la nota, se debe reportar las notas de venta al público
• Si no se expide el comprobante a los clientes, pueden denunciar ante el SAT por lo que el negocio puede ser sancionado

¿Cuándo se deben utilizar las Notas de Venta?

Es importante decir que no es un requisito el uso de notas de venta pero puede tener como consecuencias la pérdida de facultad para poder integrar información a las facturas de venta ya sea su clasificación en líneas de negocio y en productos y/o servicios.

El uso de las notas de venta para la clasificación de las facturas, facilita el análisis detallado de la rentabilidad de cada empresa y permite saber los ingresos con apertura por producto y/o servicio.  

¿Cuáles son los tipos de notas de venta?

Hay 2 tipos de notas de ventas: la electrónica en donde el sistema de registro pequeño en donde se puede elaborar una nota y puede ser impresa por medio de una impresora. Y la que se expide de manera física y explícita la cual se otorga por medio de un talonario en la cual se puede adquirir en cualquier papelería. 

Este documento detalla la cantidad, la forma de pago, el precio y otras condiciones de operación. 

Hoy en día los comprobantes de venta son documentos para la transferencia de bienes o servicios prestados y existen 6 tipos de nota de venta:

• Las facturas
• Las notas de venta
• Las liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios
• Los tickets (emitidos por máquinas registradoras)
• Las entradas a espectáculos públicos
• Los documentos de uso específico (emitidos por instituciones financieras)
• Los compradores son personas naturales o bien empresas que tienen derecho a un crédito tributario para poder reclamar el IVA y no se toma en cuenta esta cotización y se entrega a todos los consumidores finales sin importar su estado.