Nota de cargo SAT

¿Qué es el SAT?

El Sistema de Administración Tributaria mejor conocido por sus siglas SAT, es una institución que forma parte del Gobierno y se hace cargo de que las personas físicas como morales, participen y se encarguen de las obligaciones tributarias y aduaneras. 

El SAT obliga a los contribuyentes a que paguen la cantidad que deben de acuerdo a sus ingresos o el nivel de facturación en el que están, de no ser así, se le exigirá que realice el pago por lo que el Sistema de Administración Tributaria tiene la autoridad de llevar a cabo el procesamiento respectivo. El contribuyente solo cuenta con un periodo de 20 días hábiles para poder desacreditar lo imputado. 

¿Qué es una Nota de cargo?

Una Nota de Cargo es un documento de carácter contable el cual es de uso interno. Con este documento se puede notificar o informar a cualquier cliente de la empresa que existe un cargo adicional en el valor total previamente pactado o facturado.

Al momento que se realizan ventas o negociaciones con los clientes, es normal facturar con los montos o valores que fueron pactados. Cabe mencionar que en algunos casos existe la posibilidad de adicionar cargos que fueron generados en los trámites comerciales. Si es que se presentan este tipo de casos, es cuando entra la nota de cargo. 

Las notas de cargo son documentos legales que tienen la finalidad de adicionar el monto reflejado en la factura emitida. A las notas de cargo también se le conoce como “ Nota de débito”.

Es necesario tener en claro lo que implica una nota de cargo pues no significa que debe haber una modificación en los acuerdos o negociaciones previamente pactados. Sino se refiere que de antemano por ambos lados, los movimientos comerciales involucrados en ciertas negociaciones, puede provocar cargos adicionales. Los montos dependen de cada situación. 

La nota de cargo también puede surgir por razones diferentes, por ejemplo, si es que sobrepasa el tiempo de pago en ciertas facturas, cuando sobrepasa el tiempo de retiro de materiales o mercancías de los almacenes ya que estos pueden estar pagando rentas, etc.

¿En qué situaciones se puede recurrir a la nota de cargo?

Se puede recurrir a estas notificaciones en casos como:

• Cheque devuelto
• Por concepto de fletes
• Diferencias en recepciones
• Moras generadas
• Intereses

¿Cuáles son los requisitos establecidos en el Código Fiscal de la Federación?

• Nombre impreso, denominación o razón social, domicilio fiscal
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la persona que lo expide
• Domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes
• Número de folio (impreso)
• Lugar y fecha de expedición
• Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida
• Valor unitario del número e importe total consignado en número o letra, al igual que  el monto de los impuestos 
• Fecha de impresión y datos de identificación del quien lo imprimió (debe estar autorizado)
• Vigencia del comprobante
• Cédula de identificación fiscal reproducida en 2.75
• La leyenda: “la reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales”, con letra no menor de 3 puntos.
• El Registro Federal de Contribuyentes y nombre del impresor, al igual que la fecha en que se incluyó la autorización
• Número de aprobación otorgado por el Sistema integral de comprobantes fiscales

¿Cómo realizar una nota de cargo?

Cuando se emite una nota de cargo es importante cumplir con ciertos puntos al igual que seguir el procedimiento regional y estatal en donde se emite para que pueda ser válido. Las notas de cargo deben contener: 

• Número de la nota de cargo
• Fecha de emisión
• Forma de pago
• Nombre del cliente
• Número de la factura de referencia

Cabe mencionar que los datos correspondientes de la empresa que la emite, al igual que los del cliente, deben ser iguales a los de la factura original. Lo único que debe cambiar es la fecha, pues ésta debe corresponder al día en que se efectúa el cargo añadido al monto de la factura en referencia.

Adicionalmente a datos generales, se debe colocar los datos de los productos que están involucrados:

• Código del producto.
• Descripción del producto.
• Cantidad.
• Precio de venta o ajuste del mismo.
• Monto (cantidad x precio de venta).

Por último,  la nota de cargo debe incluir datos adicionales en cuestión del  monto final cargado en el documento:

• Suma total de los montos de los productos.
• Monto del IVA.
• Monto final de la nota de cargo.
• Sello y firma.
• Observaciones generales (opcional)