Formato de pólizas en excel
¿Qué es el Sistema de Póliza Contables?
Es un sistema en donde se lleva a cabo el registro de diferentes operaciones de la empresa en distintos documentos contables, a lo que se le conoce como Pólizas contables, las cuales se encargan de una única naturaleza registrándose entre ellos, operaciones de naturaleza idéntica.
¿Cuáles son los tipos de pólizas?
1.- Pólizas de ingreso: Registran operaciones de entradas de dinero ya sea en efectivo o por otros medios electrónicos, los más comunes son los pagos recibidos por clientes, deudores entre otros. Este tipo de pólizas son de color azul celeste.
2.- Pólizas de egresos: Son aquellas que registran las operaciones de salidas de dinero ya sea en efectivo o por otros medios electrónicos, los más comunes son los pagos de agua, a los proveedores, etc. Este tipo de pólizas suelen ser de color amarillo o rosa.
3.- Pólizas de diario: Son aquellas que registran las operaciones en donde no interviene el dinero, ya sean depreciaciones, determinación del IVA, etc. Este tipo de pólizas suelen ser de color verde.
4.- Pólizas de cheque: Este tipo de pólizas sirven para poder llevar un control de los cheques que se expiden y generalmente son de color verde.
¿Qué información debe de contener cada tipo de póliza?
Las pólizas de tipo egreso, de ingreso y de diario debe tener:
- Número de Póliza
- Tipo de Póliza
- Fecha
- Número de la cuenta a cargar o abonar
- Parcial
- Debe
- Haber
- Sumas iguales
- Concepto
- Nombre y firma de quien elabora, revisa y autoriza
Las pólizas de egresos por cheque debe de tener:
- Fecha del cheque
- Nombre del beneficiario
- Monto
- Importe con letra
- Concepto de pago
¿Cómo hacer un formato de pólizas en excel?
Como pudiste ver anteriormente, existen diversos tipos de pólizas que contienen diferente tipo de información, sin embargo te podemos guiar para que puedas crear un formato en excel de una póliza de cada uno.
- Póliza de ingreso: Una vez que te encuentres en una pestaña en Excel, debes de seleccionar desde la celda A1 a D1 para combinar y centrar poniendo de título “Póliza de ingresos”. En la celda A2 debes nombrarla como Cuenta, la A3 como Subcuenta, B3 Nombre, B4 Parcial, B5 Debe y B6 Haber. Hasta abajo debes de agregar una columna para poner los totales, concepto, fecha, nombre de quién elaboró y revisó.
- Póliza de egreso: Una vez que te encuentres en una pestaña en Excel, debes de seleccionar desde la celda A1 a D1 para combinar y centrar poniendo de título “Póliza de ingresos”.En la celda A2 debes nombrarla como Cuenta, la A3 como Subcuenta, B3 Nombre, B4 Parcial, B5 Debe y B6 Haber. Hasta abajo debes de agregar una columna para poner los totales, concepto, fecha, nombre de quién elaboró y revisó.
- Póliza de diario: Una vez que te encuentres en una pestaña en Excel, debes de seleccionar desde la celda A1 a D1 para combinar y centrar poniendo de título “Póliza de ingresos”. En la celda A2 debes nombrarla como Cuenta, la A3 como Subcuenta, B3 Nombre, B4 Parcial, B5 Debe y B6 Haber. Hasta abajo debes de agregar una columna para poner los totales, concepto, fecha, nombre de quién elaboró y revisó.
- Póliza de cheque: Debes formar un rectángulo grande en donde lo nombraras “Póliza de cheque”, puedes seleccionar celdas como desde A1:F14. Debajo del recuadro deberás de agregar 2 columnas, del lado izquierdo deberá decir “Concepto de pago” y del derecho “Firma cheque recibido”. Debajo de las columnas debes de escribir aproximadamente en la celda En la celda A2 debes nombrarla como Cuenta, la A3 como Subcuenta, B3 Nombre, B4 Parcial, B5 Debe y B6 Haber. Hasta abajo debes de agregar una columna para poner los totales, concepto, fecha, nombre de quién elaboró y revisó.
Recuerda que hoy en día puedes buscar empresas que se dediquen a realizar pólizas de seguro y así será más fácil y rápido no ingresar manualmente en Excel. Igual hay otras opciones, puedes ir a tiendas en donde vendan papelería y deben vender formatos en donde solo debes llenarlos a mano.
¿Cada cuanto se deben entregar las pólizas contables?
La información generada por las pólizas se deben entregar cada mes y debe de incluir información detallada como la transacción, cuenta, partida, auxiliares y subcuenta. Es importante mencionar que las pólizas se deben enviar simultáneamente a la balanza de comprobación.
Las pólizas contables se deben entregar de acuerdo a las fechas que están establecidas en la balanza de comprobación y pueden ser enviadas al SAT dentro del mes siguiente a la fecha en la que las operaciones respectivas fueron realizadas.
