¿Cómo hacer la contabilidad de una empresa?

Cuando una persona empieza a tener actividades económicas en el país, obtienes derechos y obligaciones fiscales ante la autoridad (SAT). Al conjunto de obligaciones se le conoce como régimen fiscal. 

Este régimen fiscal actúa sirve para que cada persona pueda conocer del pago de impuestos correspondientes, ya que detallan las obligaciones que cada contribuyente tiene de acuerdo a su régimen.  Dentro del país, existen 2 grupos conocidos como personas físicas y personas morales, de acuerdo a lo establecido en el Código Fiscal de la Federación (CFF).

Dentro del Código Fiscal en su artículo primero, indica que las personas  físicas y las morales, cuentan con la obligación de contribuir con el gasto público, es decir, todos los contribuyentes que perciben ingresos dentro del país, deben cubrir el pago de impuestos.  

Adicionalmente se debe mencionar que dentro de los 2 sectores (personas físicas y personas morales) se dividen a su vez en regímenes, clasificándose dependiendo la actividad económica de cada contribuyente. Como hemos mencionado, cada régimen cuenta con derechos y obligaciones, por ejemplo, todos los contribuyentes deben estar registrados en el Régimen Federal de Contribuyentes (RFC) y deben tener actualizados sus datos  personales como nombre, dirección fiscal, etc.

Ahora bien, te hablaremos específicamente de los 2 rubros.

¿Qué es una persona jurídica o moral?

Centrándonos en lo contable, una persona jurídica o moral hace referencia a un conjunto que forman una institución y por lo que deben adquirir obligaciones y derechos jurídicos en grupo, a comparación de las personas físicas, que realizan su obligaciones fiscales de manera individual.

La Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) define a las personas morales como “las sociedades mercantiles, los organismos descentralizados que realicen preponderantemente actividades empresariales”.

Para poder inscribirse ante el SAT como una persona moral, es necesario acudir con un notario junto con los integrantes que van a conformar la empresa, organización, fundación o institución para poder firmar el acta constitutiva. El acta constitutiva se podría decir que es como el acta de nacimiento de tu empresa, dentro del documento se debe establecer los términos legales necesarios, por ejemplo, nombre, los socios que la conforman, el objetivo de la misma, la duración, etc. Junto con otros datos que el experto dispondrá por escrito.

Una vez generada el acta constitutiva, debes proceder al registro ante el SAT para que se pueda obtener el RFC de la empresa y de esta manera, se pueda conocer el régimen fiscal correspondiente. Al igual que pasa en las personas físicas, con las personas morales encontramos 4 categorías:

• Régimen general. Dentro de este régimen se encuentran las personas morales con fines lucrativos, es decir, que sus ingresos percibidos se obtienen a cambio de servicios o productos que venden. Aquí encontramos las sociedades mercantiles, cooperativas de producción, instituciones de crédito, etc.

• Régimen con fines no lucrativos. Este régimen es lo contrario al anterior. Aquí se encuentran las fundaciones o las asociaciones civiles que tienen como fin no recibir remuneraciones económicas.

• Acumulación de ingresos. Dentro de este régimen, los contribuyentes que facturan con un monto inferior a 5 millones de pesos al año, tienen la opción de pagar el ISR con flujo de efectivo. Generalmente en este régimen se encuentran las micro, pequeñas y medianas empresas, pues beneficia a un aproximado de 300,000 contribuyentes cada año.

• Sociedad por Acciones Simplificada. Como el término lo indica, se hace hincapié en que son formadas por un grupo de personas, aunque hoy en día ya no es un elemento fundamental de las personas morales ya que pueden ser integradas solo por un individuo, como en las Sociedad por Acciones Simplificada (SAS).

¿Qué es una persona física?

Para distinguir a una persona física es fácil, pues en este régimen se registran los individuos ante el SAT con su mismo nombre, es decir, es una persona que sus actividades económicas no dependen de un empleado, comerciante o profesionista. 

Para simplificar, podríamos distinguir a un régimen del otro porque la persona física se trata de un individuo que se inscribe ante SAT con su mismo nombre, es decir, es una persona que realiza la actividad económica de forma independiente como un comerciante, un empleado o un profesionista.

siendo persona física puedes registrarte bajo 5 regímenes:

• Asalariados: Son aquellas personas que reciben salarios y demás prestaciones de un trabajo personal a disposición de un empleado. Debe declarar sólo una vez al año
• Honorarios: Obtienen sus ingresos por prestar sus servicios de manera profesional siendo independientes a empresas
• Actividades empresariales: Son personas que realizan actividades comerciales, industriales, agrícolas, de autotransporte, de pesa, ganaderas o silvícolas
• Arrendamiento de inmuebles: Obtienen ingresos por rentar o alquilar bienes inmuebles
• Incorporación fiscal: Realizan actividades empresariales vendiendo bienes o prestando servicios y no es necesario tener un título profesional para realizarlo.

Ya que sabes los regímenes a los que se pueden registrar las personas, es importante saber una de las obligaciones que toda persona física tiene: declaraciones anuales.

La contabilidad electrónica de las personas morales

Actualmente para cumplir con la autoridad tributaria se debe estar en constante actualización pues surgen modificaciones que obligan a que los contribuyentes se encuentren informados, no importa si son personas morales o físicas.

De este modo,  desde el año 2014 ocurrieron cambios importantes dentro de la contabilidad obteniendo como resultado la contabilidad electrónica.  La contabilidad electrónica consiste  en enviar por medio digital al Buzón Tributario del SAT, un conjunto de documentos en formato digital (.XML) que debe tener los siguientes requisitos:

• Preparación del Catálogo de cuentas
• Balanza de comprobación 
• Información de pólizas y auxiliares (solo si es solicitado)

Puede que no sepas como llevar un control de la contabilidad electrónica, es por eso que en Edifact ofrecemos Contabilidad Electrónica CE9000 la cual es una solución informática indicada para Empresas y Corporativos que se instala localmente para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML. 

Contabilidad Electrónica CE9000 es una aplicación ligera, sencilla y práctica que permite procesar los archivos contables de forma automática desde el formato estándar EXCEL sin contratiempos.

La solución te brinda un layout para que desde tu ERP puedas generar la estructura requerida, facilitando la integración.

– Generación de XML del catálogo de cuentas

– Generación de XML de balanza de comprobación normales y complementarias

– Generación de XML de pólizas contables

– Relación de los UUIDs de los XML de ingresos y egresos directamente a las pólizas

– Validación de la información de todos los archivos antes de la entrega al SAT

– Generación del ZIP con los XML para su envío automático al SAT 

Si deseas conocer más información, te invitamos a visitar nuestra página Edifact CE9000 

Fundamento legal de la contabilidad electrónica

La obligación comenzó desde el 1 de julio de 2014, de acuerdo con las modificaciones hechas a la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), específicamente al artículo 43 transitorio de ese documento. Lo que establece que cada mes los contribuyentes deberán presentar su información contable vía Internet ante del SAT, de acuerdo con las reglas establecidas para tal efecto en el artículo 28, fracción IV, del Código Fiscal de la Federación (CFF) y el artículo 34 de la Resolución del CFF.