Catálogo de Clientes en Excel
La razón por la que se crea el Catálogo de Clientes es para poder llevar un control en el que se pueden encontrar los clientes, con las personas que tienes o tuviste una relación laboral o hasta interesado en algún servicio o producto que brindas. Para poder manejar el catálogo, se recomienda utilizar Excel pues se puede insertar datos fácilmente, se puede ordenar los datos por campo o diferentes campos simultáneamente, se pueden crear filtros para seleccionar el grupo de clientes que necesites en ese momento y sobre todo, se puede crear gráficas con datos de los clientes.
¿Cómo hacer el Catálogo de Clientes en Excel?
Primero debemos saber que hay 2 opciones para realizarla: introducir los datos de forma manual o importando datos existentes en otro sitio.
– Si deseas crearlo manualmente:
Primero deberás de crear los campos que se incorporarán. Por lo general, este tipo de listas son más altas que anchas por lo que es recomendable escribir los nombres en orden de izquierda a derecha en las columnas. Por ejemplo, puedes escribir en la celda A1 “Nombre”, en la celda A2 “Apellido”, A3 “Correo electrónico”, A4 “Nombre de la empresa”, A5 “Dirección”, A6 “Población” y así sucesivamente hasta tener todos los datos requeridos.
Ya que se introdujeron los campos, ahora será tiempo de llenar los datos de cada cliente. Te recomendamos que haya diferentes campos por cada dato, por ejemplo, en lugar de poner en un mismo la dirección completa (Calle, Número, Colonia, Estado, etc.) es mejor que haya campo por campo.
– Si deseas importarlo:
Si tu empresa ya tiene una lista de clientes que se ubica en un software de gestión, para evitar todos estos pasos, solo debes de exportarlo e importarlo en Excel.
Por lo general, los ERP pueden exportar los datos de cualquier catálogo en Formato .csv, por lo que una vez que cuentes con ese archivo, solo debes de incorporarlo en Excel.
¿Cómo darle formato a las tablas?
Probablemente se abrirá sin formato en Excel pero te enseñaremos a darle formato a los datos de las tablas:
- Para convertir la lista en una tabla debemos de darle click en cualquier rango de la celda que contenga datos. Posteriormente debemos ubicar en el menú el apartado de “Insertar” para poder seleccionar la opción “Dar formato como tabla” o también se puede hacer pulsando “Ctrl + T”
- Podrás ver que Excel reconoce el rango de datos y aparece en el cuadro de texto. Como ahora ya tienen encabezados debemos de darle click en “Aceptar”
Al concluir con los pasos, Excel convirtió los datos originales en una tabla alternando colores de las filas. Asimismo podrás ver que hay una nueva opción “Diseño”. Con esta herramienta puedes cambiar el aspecto de la tabla. Si quieres agregar más datos debajo de la última fila, solo tienes que insertar otra y comenzar a escribir.
¿Cómo dar formato a los datos de la columna?
Primero debes de seleccionar la columna a la que quieres modificar, Buscaremos en el menú de arriba “Inicio” en donde encontraremos un apartado de “Formato de número” por lo que seleccionaremos “Texto”. Después de haber realizado los pasos anteriores, probablemente se incorpore un valor en la columna por lo que tendremos que cambiarlo manualmente para que de esa forma, se adapte al formato nuevo. Para hacer esto, debes de darle formato o simplemente escribir un apóstrofe (‘) para que Excel reconozca que se trata de un texto.
¿Cómo ordenar el Catálogo de Clientes en Excel?
Ya que tenemos todos los datos requeridos ordenados y en tabla, puedes ordenar los campos como desees.
- Debes de darle click en el desplegable del encabezado de la columna “A2” (Apellidos)
- Seleccionar la opción de “Ordenar de A a Z”. Podrás ver que al seleccionar esta opción, se ordenan de forma automática las demás columnas
Cabe mencionar que depende del tipo de dato que haya en cada columna, el desplegable tendrá distintas opciones al hacerle click.
¿Cómo filtrar el Catálogo de clientes en Excel?
Una manera muy fácil de ver los datos de algún cliente sin necesidad de buscarlos es posible gracias a “Filtrar datos”. Con esta herramienta puedes filtrar los datos a criterio que te sirva cumpliendo con los datos que concuerden con el criterio puesto.
Por ejemplo, si queremos ver aquellos clientes que tienen como “Estado Yucatán” debes de:
- Hacer click en el desplegable del “Estado”, de los valores que aparecen en el catálogo debes de desactivar la opción “Seleccionar todo”.
- Después debes de seleccionar los datos que comienzan con “93” y debes de darle click en “Aceptar”
Siguiendo este paso, puedes filtrar datos como sean requeridos. Al finalizar con los datos filtrados, debes de quitarle el filtro haciendo click en “Borrar filtro de Código Postal”
