Cobranza efectiva

Es un conjunto de acciones sistematizadas que tienen como objetivo mejorar los procesos de pagos de los clientes.

Una estrategia eficiente y eficaz busca disminuir las tasas de morosidad. Para lograrlo se debe trabajar en el  desarrollo un sistema que incluya la automatización,  comunicación, que genera relaciones mas sólidas y de largo plazo, estandarización y la ejecución de acuerdos comerciales óptimos.

Con esto se evitan los problemas de falta de liquidez por retrasos o incumplimiento de pagos que comprometen la situación financiera de cualquier empresa, particularmente las empresas pequeñas.

Las técnicas de cobranza efectiva permiten a las empresas enfrentar el futuro con la tranquilidad de saber que cuentan con recursos necesarios y de esta forma generar estrategias a mediano y largo plazo gracias a un flujo de caja saludable y claridad sobre los ingresos que manejan.

Te presentamos algunos de los elementos que tienes que considerar para tener una gestión de cobranza efectiva: 

Definición de políticas y límites

Definir por escrito, a través de acuerdos y políticas organizacionales que puedas compartirle a tus clientes, los términos de financiación de la empresa, tipos de créditos, fechas límites de pago, porcentajes de intereses, las ventajas de efectuar pagos anticipados, entre otros.

Se recomienda no importando el tamaño de la empresa conocer a tus clientes y generar con ellos un vínculo de confianza para conocer su entorno, así como el historial de operaciones que ha realizado. De esta manera sabrás cuáles son sus dificultades al realizar un pago

Dentro de la gestión de cobranza, es indispensable tener una comunicación constante y asertiva con los clientes. Este punto es clave para obtener proyecciones certeras con relación a los cobros.

Con el avance de la tecnología, cada día surgen nuevas formas de interactuar con los usuarios, y el equipo de cobranzas puede que aprovecharlas. Por este motivo, trata de modernizar tus servicios e incorporar recursos digitales de comunicación, como el correo electrónico y una app móvil de tu empresa, por ejemplo.

Incluso, puedes implementar un software de mercado que tenga una funcionalidad de gestión de cobranza, ya que por medio de este podrás sistematizar los recordatorios y enviar mensajes a los clientes morosos con un solo clic.

Además, en general, fomenta un trato cercano, personalizado y amigable con tus usuarios, que facilite los procesos de cobro e incentive los pagos en los periodos establecidos.

Conoce quiénes son los deudores más frecuentes, si son personas físicas o morales, asi como los principales motivos del adeudo.

Brindar diferentes alternativas de pago

Mientras más métodos de pago tengas a disposición para el pago de las deudas será mucho más fácil para los clientes cumplir con sus obligaciones, pues podrán elegir la opción que más se adapte a sus necesidades, como: tarjetas de débito o crédito, pagos en cuotas, efectivo, transferencias y cheques, entre otros.

Ahora bien, en caso de que el cliente presente morosidad, puedes implementar diferentes mecanismos que te ayuden a agilizar el pago, entre estos:

• Reestructuración, pautando nuevas fechas de pago o estableciendo condiciones y medios distintos;
• Establecer descuentos por pronto pago para futuras compras, incentivando la liquidación de las facturas mucho antes de su vencimiento;
• Finiquito de la deuda, con el fin de ofrecer una disminución en el valor final de la deuda, siempre y cuando se pague su saldo total en una sola operación.

Tener en cuenta factores que puedan afectar los pagos

Estar consientes e informados sobre situaciones que puedan afectar la realización de los pagos por parte de los clientes. Para esto existen factores de orden interno tales como: créditos mal concedidos o mal planeados, una organización deficiente y una gestión financiera incorrecta. También están los factores de orden externo y que, aunque no dependen en su totalidad de la empresa, pueden influir en una cobranza deficiente, algunos son: el incremento del costo de operaciones, el contexto económico, conflictos de orden legal, entre otros.

Seguimiento continuo

Estar pendiente de los documentos tributarios emitidos es fundamental, especialmente de sus fechas de vencimiento.

Si no se realiza un seguimiento continuo a los clientes y sus deudas se te pueden pasar por alto algunas de las operaciones, dejando que se cumplan los plazos de vencimiento de manera recurrente y, en consecuencia, comprometiendo tus finanzas.

El seguimiento no solo incluye monitoreo, sino también una actitud activa, que involucre comunicación como y lo mencionamos y cercanía con los clientes.

En general, estas acciones permiten mantener una relación conveniente con el cliente debido a que se apunta a una cobranza efectiva en tiempo y forma en lugar de un método para manejar deudas vencidas.