Acuerdos de confidencialidad y no divulgación.
En México hay numerosas situaciones en las que una empresa o persona se ve favorecida al compartir información confidencial y valiosa con un tercero. Derivado a esto, algunas empresas privadas y entidades gubernamentales deciden mantener la información de manera confidencial. La preocupación radica en lo que hará un tercero con dichos datos, que pueden comprender desde información personal relativa a su domicilio, teléfono, expediente médico, origen étnico o racial, características físicas, morales o emocionales y toda aquella que afecte su intimidad. También abarcan documentos que pueden ser oficios, contratos, convenios, instructivos o manuales, expedientes, reportes, estudios, actas, acuerdos, minutas, circulares, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos u operación de las empresas.
El acuerdo de confidencialidad es un contrato atípico, lo cual quiere decir, no está expresamente regulado. Sin embargo el derecho mercantil rige el principio de libertad de forma. Por ello las partes pueden acordar libremente, incluso antes de empezar a negociar, un acuerdo de confidencialidad.
Cabe destacar que el volumen de información que emplean las empresas es amplio y robusto, y el principal problema radica en el caso de no celebrar un contrato o también en el caso de finalizar una relación jurídica, es importante que la otra parte contratante no pueda acudir directamente a la competencia sin ninguna limitante temporal. En pocas palabras, impedir que una empresa, por terminar una relación pueda informar libremente información sobre la operación de la empresa, bases de datos, cartera de clientes, información fianciera o cualquier otro dato que pudiera ser de utilidad para otra empresa. Por ello se establecen los llamados acuerdos de confidencialidad.
Dicho lo anterior la ley da reconocimiento como un interés de alta importancia para los negocios el conservar cierta información de manera confidencial. Un acuerdo de confidencialidad y no divulgación ampara el buen uso de la información de manera clasificada.
¿Cuándo se debe utilizar un convenio de confidencialidad?
Los convenios de confidencialidad y no divulgación pueden ser utilizados en diversas situaciones de negocios. Los convenios de esta índole pueden ser útiles ante alguna de estas situaciones:
- Cuando se esta solicitando la participación de inversionistas, socios, proveedores, o contratistas para emprender un nuevo negocio.
- Se está negociando con un potencial comprador interesado en adquirir un servicio, producto, invención o idea.
- Un contratista o un empleado que tendrá acceso a datos confidenciales ya sea información interna (de la misma organización) como extrerna es decir de los clientes.
¿Qué se debe incluir en los convenios de confidencialidad y no divulgación?
Existen dos clases de convenios de confidencialidad y no divulgación. Convenio unilateral. Una de las partes presentes en el convenio solicita que la otra conserve la información en forma confidencial. El segundo tipo es conocido como un convenio mutuo, en el que ambas partes acuerdan mantener la confidencialidad.Por ello las obligaciones de confidencialidad serán recíprocas, obligando a ambas partes. Cada parte en la futura negociación tiene el deber de guardar secreto de lo que sea objeto de confidencialidad.
Con la finalidad ejecutar un convenio de confidencialidad o de no divulgación es importante que el convenio sea por representación escrita. Para lo cual se recomienda la inclusión de estos elementos:
- Una descripción de la información confidencial (a tratar) a fin de que ambas partes asimilen el alcance del convenio.Por lo general, todo contrato debe definir muy bien cuál es su objeto. A falta de este en un contrato supondrá la ausencia de un elemento primordial. Es por ello que con el propósito de proteger cualquier tipo de información es recomendable incluir una descripción del objetivo del acuerdo. Es decir, no reducir el acuerdo de confidencialidad a aspectos básicos, sino expresamente en el contrato dar una dimensión general. Por ello se recomienda evitar que el objeto de la información se exprese en un ámbito concreto. Es aconsejable señalar además que la información pudo ser facilitada de una parte a otra oralmente, por escrito o por cualquier otro soporte.
- Una explicación de cómo puede ser utilizada dicha información y bajo que términos puede ser compartida. Generalmente, las partes que reciben la información confidencial, deben salvaguardarla y utilizarla cuidadosamente.
- Un convenio entre las partes en que la información no será divulgada durante la vigencia del contrato o se puede especificar el lapso de tiempo en el cual no se debe incumplir la divulgación.
- Otras disposiciones que se adecuen ante la necesidad de las partes acerca del convenio de confidencialidad o no divulgación.
En su mayoría de los convenios de confidencialidad y no divulgación son por escrito, con fecha y firmados por ambas partes. Esto por sí en caso de presentarse disputas en el futuro, se pueda contar con un antecedente del acuerdo.
En conclusión dichos convenios cubren un importante objetivo en el mundo negocios. Permiten obtener financiamiento, la contratación de expertos o proveedores y llevar a cabo las ventas, con la seguridad de que la información sensible persistirá con carácter confidencial y no será utilizada para competir con los interéses de su propio negocio.
