En la facturación electrónica, la veracidad y validez de cada comprobante emitido son elementos cruciales tanto para el emisor como para el receptor. Uno de los pilares que sostiene esta certeza es el folio fiscal. En este artículo, profundizaremos en qué es el folio fiscal, su función, cómo verificar su autenticidad y su relevancia en la gestión contable.
¿Qué es el folio fiscal?
El folio fiscal es un identificador único asignado a cada factura electrónica. Este código alfanumérico se genera de manera automática por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) o el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) al momento de timbrar la factura. Es importante destacar que el emisor no tiene injerencia en la asignación del folio, ya que es generado por algoritmos específicos del SAT o del PAC.
Identificación única de los CFDI
Cada Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) debe contar con un folio fiscal que le confiera identidad única en la base de datos del SAT. Esta característica permite rastrear rápidamente la factura, verificar su autenticidad y utilizarla como medio de comprobación en caso de discrepancias o errores en la contabilidad.
Seguridad y prevención de fraudes
El folio fiscal, al ser un código único generado automáticamente por el SAT, constituye una barrera eficaz contra el fraude y la duplicación de facturas. Su uso promueve la confiabilidad y seguridad de los comprobantes electrónicos.
Gestión contable eficiente
Este identificador facilita el seguimiento de los CFDI emitidos y recibidos, permitiendo almacenarlos de manera ordenada y validarlos de manera ágil. Asimismo, posibilita la generación de facturas relacionadas y la cancelación de comprobantes con errores, contribuyendo así a una gestión contable más eficiente.
Cancelación de facturas
Con la implementación de la facturación 4.0, la cancelación de facturas ha experimentado cambios significativos. Ahora, los receptores deben ser notificados sobre la cancelación y se les debe informar la razón. Además, al emitir una nueva factura, el emisor debe emplear el folio fiscal para relacionar los comprobantes, lo que agrega un nivel adicional de transparencia y trazabilidad al proceso.
Verificación de la autenticidad del folio fiscal
El SAT ofrece una herramienta en su portal web que permite verificar si el folio fiscal de las facturas está registrado en su base de datos. Esta herramienta requiere ingresar el folio fiscal, el RFC del emisor y el RFC del receptor. Para agilizar este proceso, es recomendable contar con el servicio de un PAC, como EdifactMx, que valide automáticamente cada comprobante recibido y emitido.
Si al verificar el folio fiscal recibes el mensaje “El comprobante no se encuentra registrado en los controles del Servicio de Administración Tributaria”, es crucial contactar al proveedor para corregir el error y asegurar la validez fiscal del comprobante.
Ubicación del folio fiscal
El folio fiscal se encuentra en la parte superior derecha del documento en PDF del CFDI, junto al nombre o razón social del emisor y el número de serie del Certificado de Sello Digital (CSD). Al recibir un comprobante, puedes verificar su validez y estatus en el portal del SAT.
Conclusión
En resumen, el folio fiscal es un componente esencial en la facturación electrónica, garantizando la autenticidad, seguridad y trazabilidad de los comprobantes fiscales. Su correcta comprensión y aplicación son fundamentales para mantener la integridad de la contabilidad y cumplir con las regulaciones fiscales vigentes.
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