El cumplimiento fiscal de la Nómina en México

febrero 3, 2021
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El pago de salarios es la obligación principal que tienen los patrones frente a sus trabajadores, al ser la retribución que  les debe pagar por el trabajo prestado. Ya sean pequeños negocios con solo unos cuantos empleados o grandes empresas con presencia nacional y con plantillas de decenas de miles de empleados. Pero esta obligación no solo se reduce a cómo calcular los sueldos a pagar, también implica el cumplimiento de las obligaciones fiscales, tanto federales como estatales y de seguridad social que acompañan a la nómina. Es común que empresas pequeñas calculen sus nóminas en hojas de cálculo, lo cual resulta útil y práctico, sobre todo si su personal no sobrepasa las 10 personas. Sin embargo, cuando la empresa empieza a crecer, rápidamente, resulta conveniente utilizar un software especializado que facilite el cálculo y la administración de las nóminas y que, además, sea capaz de ofrecer interacción con las otras áreas de la empresa, como la financiera, de impuestos y contabilidad.

Como podemos de ver, el cálculo y cumplimiento de la nómina resulta ser uno de los temas más complejos dentro de una empresa, ya que involucra términos de leyes laborales, fiscales y temas administrativos y financieros.

¿Qué es la nómina?

La nómina es un documento contable en el que se registran las percepciones a pagar a los empleados y las deducciones que se deberán restar del salario. También, se registran todos los bonos, premios por puntualidad y horas extras, además de las deducciones, tales como el impuesto sobre la renta o las cuotas obre- ras al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). De esta operación aritmética se obtiene la cantidad final que el trabajador recibirá en un determinado periodo tiempo comúnmente llamado periodo de nómina.

Resulta, por tanto, un elemento clave en toda empresa, quizá el más importante, ya que en ella se plasma una parte sustancial del flujo de capital, por lo que es necesario su registro, tanto para efectos legales laborales y fiscales como de control interno.

Representa el cumplimiento del patrón hacia los empleados. Simplemente, el buen funcionamiento del área de nóminas es una parte esencial para cualquier empresa. A continuación, encontramos cuáles son las leyes que establecen los requisitos legales que deben tener las nóminas. Entre ellas se destaca lo que sigue.

Ley del Instituto Mexicano del  Seguro  Social

En su artículo 15, la Ley del Seguro Social habla de las obligaciones a las que está sometido el patrón para con los empleados, en lo referente al IMSS y los requisitos mínimos que deben tener las nóminas. En este artículo, se habla de cómo los patrones están en la obligación de registrar e inscribir a sus empleados en el IMSS, así como registrar todas las modificaciones que presenten los salarios, las altas y las bajas y demás cambios en la situación del trabajador a no más tardar cinco días después de que se produzcan. También dice cómo se deben llevar los registros de nómina, en la que se deben reflejar el número exacto de días laborados y el salario percibido por los empleados.

Ley Federal del Trabajo

La LFT establece en su artículo 804 la obligación de con- servar y exhibir en conjunto los contratos individuales que se realicen, cuando no exista un contrato colectivo de los trabajadores. También se debe conservar la nómina personal de los empleados o, en su defecto, los recibos de pago del salario, al igual que los controles de asistencia de los trabajadores. Igualmente, se deben tener los comprobantes de pagos de utilidades, de vacaciones, de aguinaldos y los pagos de primas que se otorguen a los empleados.

Código Fiscal de la Federación

En el Código Fiscal de la Federación se establece, en su artículo 67 que las autoridades fiscales determinan las contribuciones o aprovechamientos omitidos, así como también imponen las sanciones dadas por in- fracciones al reglamento fiscal. Estas contribuciones personales se deben ver reflejadas en las nóminas de empleados que posea la empresa, con el fin de tener una constancia de su pago y declaración.

Fundamentos legales de las deducciones en México

Todas las deducciones que marca la ley están estipuladas en el artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo. Cualquier otro tipo de deducción, que no esté en la ley, está prohibido. Por lo tanto, los motivos por los que podemos hacer deducciones a la nómina son:

  • El pago de deudas al patrón o la empresa.
  • Abonos al INFONAVIT.
  • Cajas de ahorro.
  • Cuotas sindicales.
  • Abonos para el Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (FONACOT).
  • Fondo para el retiro.
  • Impuesto Sobre la Renta.
  • Cuota obrera del Seguro Social.

Es muy importante saber que algunas de estas deducciones son voluntarias, por lo que se necesita autorización de los trabajadores para poderlas hacer.

Riesgos de seguridad social

La ausencia de cotización de los trabajadores en el régimen Obligatorio del Seguro Social es una de las faltas derivadas por pagar fuera de nómina a los trabajadores. Por incumplir con esta obligación de ley se corre el riesgo de recibir una serie de multas e infracciones ante el IMSS. Además, una de las consecuencias más perjudiciales en las que se puede caer por falta de atención, es la de no dar de alta a los trabajadores ante el IMSS al pagar- les “por fuera”, es la propensión para recibir demandas por accidentes laborales. Por lo que, de acuerdo con  la Ley del Seguro Social, amerita prisión por delito de defraudación a los regímenes del seguro social, con penas que van desde tres meses hasta nueve años de prisión.

Impactos del CFDI de nómina y su cumplimiento

Como lo ha sido para un gran número de patrones,  la expedición del CFDI de nómina y su timbrado ha constituido todo un reto que va más allá de la parte tecnológica, ya que es un proceso que no solo implica la instrucción para sellar el recibo de nómina hacia un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), para estos efectos, sino que también involucra establecer controles robustos que permitan monitorear y validar el suministro y calidad de la información que deberá enviarse al SAT.

Lo antes expuesto resulta relevante, ya que sin el debido cuidado y análisis previo y posterior al timbrado, el contribuyente podría estar en una situación de in- certidumbre ante la información que ha sido recibida por la autoridad a nombre de sus trabajadores, con lo que se enfrentarían a diversos problemas, tales como la duplicidad de los comprobantes fiscales, RFC no listados en las bases del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y comprobantes fiscales rechazados, los cuales, como consecuencia, pondrían en riesgo la deducibilidad total o parcial del gasto de nómina.

El CFDI y la seguridad social

En los últimos años se ha reforzado la coordinación entre diversas autoridades fiscales en nuestro país, encaminada a combatir la evasión fiscal y la detección oportuna de esquemas de defraudación fiscal. De acuerdo con lo anterior, es imperante mencionar  el convenio de colaboración signado entre el SAT y el IMSS, que establece diversos esquemas de colabora- ción, así como el ejercicio conjunto de actos de comprobación de las obligaciones en materia fiscal y de seguridad social.

Cabe resaltar la importancia que ha cobrado el CFDI de nómina en lo relativo al cumplimiento de obligaciones establecidas en la Ley del Seguro Social, pues uno de los anexos requerido por el Sistema de Dictamen Electrónico del IMSS (SIDEIMSS), es el de “Remuneraciones pagadas a los trabajadores”, el cual requiere que se plasme la información acumulada de la nómina por cada trabajador de manera anual, lo cual debe ser idéntico a lo timbrado en los CFDI de nómina durante todo el ejercicio.

El CFDI y sus implicaciones laborales

Es de notable relevancia la polémica que desató el CFDI de nómina sobre su validez como comprobante de recibo de pago para efectos de la legislación laboral a que se refieren los artículos 132, fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, fracciones II y IV de la Ley Federal del Trabajo (LFT), hecho generado por la ausencia de firma autógrafa del trabajador.

Las impresiones de los recibos de nómina, aun cuando carezcan de la firma del trabajador, siempre que cuenten con el sello digital generado, correspondiente a la cadena de caracteres que permite autentificar la ope- ración realizada, tienen valor probatorio en el juicio laboral, conforme al artículo 99, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta, que señala que quienes hagan pagos por salarios y, en general, por la prestación de un servicio personal subordinado, deberán expedir y entregar comprobantes fiscales en la fecha en que se realice la erogación correspondiente, los que podrán utilizarse como constancia o recibo de pago para efectos de los numerales 132, fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, fracciones II y IV, de la Ley Federal del Trabajo.

Con base en lo anterior y debido a la incertidumbre para los patrones es recomendable que, en la práctica, se cuente con los elementos probatorios suficientes para demostrar que se han puesto a disposición del trabajador dichos recibos de pago, con las características y requisitos que la normatividad vigente señale.

Impuesto Sobre Nóminas

También conocido como impuesto sobre erogaciones por remuneraciones al trabajo personal, se trata de un impuesto que los patrones deben cubrir por los pagos de sueldos y prestaciones laborales que corresponden a una relación laboral.

Al tratarse de un impuesto con carácter local, la tasa del impuesto sobre nóminas varía de acuerdo con el estado al que pertenezca la empresa y donde se lleva a cabo el trabajo. Del mismo modo, las leyes que respaldan a este impuesto son varias y se encuentran en las leyes de Hacienda y Códigos Financieros de cada estado.

Pese a que se trata de un impuesto con carácter lo- cal, como en el caso de los impuestos federales, su omisión o incumplimiento puede generar al patrón sanciones o multas.

Consideraciones con respecto de la conservación de los registros de la nómina

La conservación de nóminas y contratos de trabajo  está regularizada en diferentes leyes y códigos nacionales. La fracción primera del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que la documentación abarca:

  • Libros y registros sociales.
  • Sistemas y registros contables.
  • Papeles de trabajo.
  • Estados de cuenta.
  • Cuentas especiales.
  • Control de inventarios y método de valuación.
  • Medios procesables de almacenamiento de da- tos: cintas y discos.
  • Equipos o sistemas electrónicos.
  • Documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales.
  • Controles volumétricos (registros de volumen que se usan para determinar la existencia, adquisición y venta de combustible).

El artículo 30 del CFF menciona que el plazo de cinco años es necesario para conservar la documentación.

Por su parte la Ley del Seguro Social, en la fracción segunda del artículo 15, menciona que los patrones tienen la obligación de llevar registros de datos, como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores.

La Ley Federal del Trabajo también hace mención a la obligación de almacenar la documentación. El artículo 804 obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio los siguientes documentos:

  • Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable.
  • Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios.
  • Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo.
  • Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos.
  • Pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social.

Más adelante se detalla que los contratos individuales deberán conservarse hasta un año después de concluida la relación laboral.

Como se aprecia, existen diferencias entre los plazos que marcan la Ley del Seguro Social y el Código Fiscal respecto a la Ley del Trabajo. Por lo tanto, es recomen- dable que la conservación se practique, por lo menos, hasta los cinco años.

Conclusión

El cálculo de la nómina y su cumplimiento es un proceso más delicado de lo que uno podría pensar. Hay varios aspectos de las distintas autoridades que debemos tener siempre en mente para no cometer errores u omisiones y causar multas o retrasos en los pagos, ya que es bien sabido que esto puede provocar problemas de clima laboral en la empresa y afectaciones a la moral de los empleados, lo cual sin duda se verá reflejado en la productividad. El hecho del desconocimiento de las leyes no exime de su cumplimiento y también de sus consecuencias. Calcular la nómina requiere de profesionalismo y responsabilidad, usar un software especializado para el cálculo y administración de la nómina será siempre  la mejor opción, por lo cual resulta indispensable el elegir la mejor herramienta tecnológica disponible y con el soporte necesario del proveedor de servicios que permitirá además de cumplir con las obligaciones establecidas, optimizando los tiempos y funciones del personal del área contable para enfocarse en lo que realmente importa, que es hacer crecer a la empresa.

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