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¿Qué es la descarga masiva de XML y por qué mi empresa lo necesita?

agosto 1, 2019
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En la actualidad la cantidad de información que manejan las empresas ha superado la destreza humana y más aún cuando es necesario analizarla y administrarla. Un ejemplo es el número de facturas electrónicas CFDI que una empresa puede llegar a emitir y recibir al mes, las cuales pueden ascender a cientos o miles de XML. Para los departamentos fiscales y/o contables es indispensable contar con los datos exactos que sean fáciles de conciliar e interpretar para tener la certeza de estar al día y estar preparados para cualquier auditoria interna o externa del SAT.

Para esta clase de necesidades surgen herramientas digitales que ayudan a la administración y análisis de grandes cantidades de información. En específico para la facturación es la Descarga Masiva de XML y Metadatos.

La descarga masiva de XML y Metadatos

La Descarga Masiva (DM) es un servicio que permite consultar y descargar las facturas que emites y recibes, desde el repositorio del SAT, de modo masivo. El objetivo del servicio es proporcionar una herramienta de administración para el tratado de la información de un CFDI, mediante el envío de solicitudes, consultas y resguardo de los datos de manera masiva.

Existen dos maneras de DM, ya sea de XML o Metadatos. Antes de mencionar cada uno, es prudente conocer las definiciones de XML y Metadatos para tener un mejor entendimiento de los dos tipos  y poder seleccionar cual es la mejor solución para nuestras necesidades.

¿Qué es un XML en la facturación electrónica?

XML es un metalenguaje utilizado en todo el mundo para la presentación e intercambio de información en un formato estandarizado. Este metalenguaje facilita la definición de etiquetas y estructuras para generar documentos. En realidad, el documento válido para el SAT con respecto a la facturación electrónica es el archivo XML que es emitido y  timbrado por un Proveedor Autorizado de Certificación o PAC para ser convertido en un CFDI válido.

¿Qué es un Metadato en la facturación electrónica?

Los XML de facturación o CFDI están constituidos por estructuras de datos ordenados en bloques los cuales contienen información de la transacción realizada entre dos partes. Entre los datos se encuentran el RFC, montos, métodos de pago, etc. A estos bloques de información se les llama Metadatos y son la parte importante en la facturación electrónica.

Por lo tanto la Descarga Masiva de XML es la solicitud que realizamos al SAT para obtener los CFDI o facturas emitidas o recibidas de un periodo determinado. Y la Descarga Masiva de Metadatos es la solicitud al SAT para obtener datos específicos de los CFDI emitidos o recibidos de un periodo determinado.

¿Mi empresa necesita la Descarga Masiva?

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) frecuentemente invita a los contribuyentes para revisar su situación fiscal por anomalías o inconsistencias que podrían presentarse en la contabilidad o por el cálculo de impuestos. Así que si nuestra empresa maneja una gran cantidad de facturas emitidas o recibidas, el realizar una conciliación manual podría tornarse difícil o imposible. Es cuando la Descarga Masiva nos ayuda obteniendo los CFDI necesarios de manera unificada para su fácil manipulación, administración y análisis de la información para tener una certeza con respecto a la conciliación de nuestros CFDI emitidos vs los que tiene el SAT.

¿Cómo realizar una Descarga Masiva de XML o Metadatos?

El SAT facilita una solución gratuita para la DM con ciertas limitantes como el hecho de sólo poder descargar 500 CFDI por solicitud e intermitencias en el servicio por la carga de sus servidores. Para poder acceder al servicio sólo tienes que hacer click en el siguiente enlace.

La buena noticia es que existen otras soluciones en el mercado que incluyen un manejo de información más preciso y que facilitan la manipulación de datos como la solución DM1000 de EdiFactMx, la cual permite descargas masivas hasta de 200,000 XML o 1 millón de Metadatos por solicitud, con solicitudes ilimitadas por día. Conoce más de dicha solución visitando el siguiente enlace.

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